POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ETHOS LAB S.A.S

1. OBJETO Y MARCO LEGAL

Ethos Lab S.A.S adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales en cumplimiento del régimen general de protección de datos vigente en Colombia, integrado por:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que consagra el derecho fundamental al hábeas data: conocer, actualizar y rectificar la información recogida sobre las personas en bancos de datos.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, que desarrolla ese derecho y fija el Régimen General de Protección de Datos Personales, vigilado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Decreto Reglamentario 1377 de 2013, hoy compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Título 2, Capítulo 25), que desarrolla la autorización del titular, la política de tratamiento y los procedimientos de consulta y reclamo.
• Título V de la Circular Única de la SIC, que fija los estándares operativos de la política de tratamiento, el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD, Capítulo 26 del Decreto 1074 de 2015) y las reglas de transferencia internacional de datos.

Esta política aplica a todas las bases de datos que contengan datos personales de personas naturales recolectados, almacenados, usados o circulados por Ethos Lab S.A.S en desarrollo de su actividad —procesos de selección de personal, relaciones comerciales, vínculos con proveedores y relación con sus empleados— y es de obligatorio cumplimiento para quienes actúen en nombre de Ethos Lab S.A.S o tengan acceso a dichas bases de datos.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Ethos Lab S.A.S actúa como Responsable del Tratamiento de las bases de datos que administra directamente (candidatos propios, clientes, proveedores y empleados), y podrá actuar como Encargado del Tratamiento cuando trate datos personales por cuenta de sus clientes o aliados.

3. DEFINICIONES

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al Titular para informarle sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: dato calificado como tal por la Constitución y la ley (p. ej., estado civil, profesión u oficio).
• Dato privado o semiprivado: dato que, por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para el titular o para un sector o grupo de personas.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos de salud, vida sexual y datos biométricos).
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que, por cuenta del Responsable, realiza el tratamiento de datos personales.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: envío de datos personales a un tercero receptor, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: comunicación de datos personales entre el Responsable y un Encargado, para que este último los trate por cuenta del primero.

4. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO

Ethos Lab S.A.S aplica, en el tratamiento de datos personales, los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada sujeta a la Constitución y la ley.
• Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada previamente al titular.
• Libertad: el tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular; los datos no pueden obtenerse ni divulgarse sin autorización.
• Veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos; salvo información pública, los datos no estarán disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva sin control de acceso.
• Seguridad: la información se protege con medidas técnicas, humanas y administrativas que eviten su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con Ethos Lab S.A.S.

5. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LOS DATOS PERSONALES

Ethos Lab S.A.S trata datos personales exclusivamente para las finalidades informadas al Titular al momento de su recolección, y en ningún caso los usa para fines distintos, incompatibles o no autorizados.

5.1 Candidatos en procesos de selección

Datos tratados: hojas de vida, datos de contacto e identificación, formación académica y experiencia laboral, resultados de pruebas técnicas, video-entrevistas, evaluaciones psicológicas y assessments, referencias laborales y personales, y datos socioeconómicos cuando el proceso lo requiera.

Finalidades:

• Evaluar la idoneidad, competencias y experiencia del candidato frente al perfil del cargo.
• Verificar referencias y antecedentes laborales y académicos.
• Adelantar y comunicar los resultados de pruebas técnicas, psicotécnicas y assessments.
• Revisar video-entrevistas como parte del proceso de evaluación.
• Conformar, con autorización específica y adicional del candidato, un banco de hojas de vida para futuras vacantes.
• Cuando Ethos Lab S.A.S adelanta la selección por encargo de un cliente, entregarle los resultados del proceso, actuando Ethos Lab S.A.S como Encargado del Tratamiento.

El banco de hojas de vida se conservará por un plazo abierto, sujeto a la vigencia de la autorización otorgada por el candidato: mientras esta no sea revocada por el titular, sus datos permanecerán disponibles para futuros procesos de selección. Una vez el titular revoque su autorización, o cumplida la finalidad del proceso puntual para el que fue convocado si no autorizó el banco de hojas de vida, Ethos Lab S.A.S procederá a la supresión de sus datos.

5.2 Clientes y aliados comerciales

Finalidades:

• Ejecutar la relación contractual o comercial (cotización, contratación, facturación, cobro y pago de obligaciones).
• Prestar los servicios de consultoría, mercadeo, comunicación estratégica y producción de eventos contratados.
• Gestionar la inscripción, acreditación, seguimiento, logística y comunicación de eventos, comunicación académica,  foros y demás actividades organizadas o coproducidas por Ethos Lab S.A.S.
• Enviar comunicaciones comerciales, informativas o de mercadeo sobre los servicios de Ethos Lab S.A.S, cuando el titular lo haya autorizado.
• Evaluar la calidad del servicio prestado.

5.3 Proveedores y empleados

Datos tratados: datos de identificación y contacto, información contractual, datos bancarios para pago y, en el caso de empleados, datos laborales, de seguridad social y, cuando aplique, de salud ocupacional.

Finalidades:

• Ejecutar la relación contractual o laboral, incluido el pago de honorarios, facturas o salarios.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias, contables, laborales y de seguridad social.
• Administrar la nómina, las afiliaciones al sistema de seguridad social y los programas de bienestar y salud ocupacional.
• Gestionar el acceso a instalaciones donde se presten los servicios de Ethos Lab S.A.S, herramientas de trabajo y sistemas de información de Ethos Lab S.A.S.

6. DATOS SENSIBLES Y DATOS DE MENORES DE EDAD

6.1 Datos sensibles

Se consideran datos sensibles, entre otros, los datos de salud, los datos biométricos y los que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u orientación sexual.

Ethos Lab S.A.S solo solicitará datos sensibles cuando sea estrictamente necesario para la finalidad del tratamiento —por ejemplo, resultados de evaluaciones psicológicas u ocupacionales en procesos de selección, o datos de salud requeridos por la relación laboral o por exámenes médicos ocupacionales—, y en tales casos:

• Informará al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles.
• Informará expresamente cuáles de los datos solicitados tienen carácter sensible y la finalidad del tratamiento.
• Solicitará una autorización previa, expresa e informada, independiente de la autorización general de esta política (artículo 6, Ley 1581 de 2012; artículos 5 a 7, Decreto 1377 de 2013).
• Se abstendrá de condicionar cualquier actividad, proceso o beneficio a que el titular entregue datos sensibles que no sean indispensables para dicha actividad.

6.2 Datos de menores de edad

Ethos Lab S.A.S no recolecta ni trata, como regla general, datos personales de menores de edad. En los casos excepcionales en que ello resulte necesario —por ejemplo, referencias familiares o beneficiarios de seguridad social de empleados—, el tratamiento:

• Respetará el interés superior del menor y sus derechos fundamentales.
• Contará con la autorización de los padres, representantes legales o de la autoridad competente, según corresponda.
• Se limitará a la finalidad específica que lo justifique, sin usarse para fines comerciales o publicitarios dirigidos al menor.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo Titular de datos personales tratados por Ethos Lab S.A.S tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Ethos Lab S.A.S, en particular cuando estén desactualizados, sean parciales, inexactos, incompletos, se encuentren fraccionados o puedan inducir a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a Ethos Lab S.A.S, salvo cuando la ley exprese que dicha autorización no es necesaria.
• Ser informado por Ethos Lab S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Ethos Lab S.A.S.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, salvo que exista un deber legal o contractual que impida la supresión.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

En el caso de los menores de edad, sus derechos serán ejercidos por quienes estén facultados para representarlos.

8. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

8.1 Canales habilitados

El Titular, o quien lo represente, puede ejercer sus derechos a través de:

• Correo electrónico: hola@ethoslab.co
• Línea telefónica: +57 3157007156

La solicitud debe incluir: nombre completo e identificación del Titular (o de su representante, con el soporte de la representación), descripción clara de los hechos y del derecho que se ejerce, dirección para recibir la respuesta, y los documentos que se quieran hacer valer.

8.2 Trámite y tiempos de respuesta legales

Trámite	Plazo legal	Prórroga
Consulta	10 días hábiles desde la fecha de recibo	5 días hábiles adicionales, informando al titular antes del vencimiento del término inicial
Reclamo	15 días hábiles desde la fecha de recibo	8 días hábiles adicionales, informando al titular antes del vencimiento del término inicial

Si la solicitud de reclamo está incompleta, Ethos Lab S.A.S requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que el solicitante aporte la información pedida, se entenderá que ha desistido del reclamo (artículo 15, Ley 1581 de 2012).

Mientras se resuelve el reclamo, Ethos Lab S.A.S incluirá en la base de datos, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recibo, una leyenda que indique «reclamo en trámite» y su motivo, la cual se retirará una vez resuelto.

9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS

Ethos Lab S.A.S podrá transferir datos personales a terceros dentro de Colombia (cesión o transferencia nacional) y transmitir o transferir datos personales fuera del país —por ejemplo, a proveedores de servicios en la nube de correo electrónico, almacenamiento, gestión de talento, videoconferencia o mercadeo— que actúen como Encargados del Tratamiento.

Reglas aplicables:

• Transmisión (Responsable → Encargado, dentro o fuera de Colombia): se formalizará mediante un contrato de transmisión de datos o documento equivalente que imponga al Encargado, como mínimo, los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 (confidencialidad, medidas de seguridad, uso exclusivo para la finalidad autorizada y devolución o eliminación de los datos al finalizar el servicio).
• Transferencia internacional (envío a un tercero que actúa como nuevo Responsable, o hacia países que no garanticen un nivel adecuado de protección): sólo.- procederá cuando el país destinatario cuente con un nivel adecuado de protección según la lista publicada por la SIC en el Título V de su Circular Única, cuando exista una declaración de conformidad de la Delegatura para la Protección de Datos Personales, cláusulas contractuales que garanticen dicho nivel, o cuando el Titular haya otorgado su consentimiento expreso e inequívoco para la transferencia (excepciones del artículo 26, Ley 1581 de 2012).
• Ethos Lab S.A.S exigirá a sus proveedores en la nube y demás Encargados garantías contractuales de seguridad, confidencialidad y ubicación de los datos, y verificará, antes de contratar, si el proveedor está en un país con nivel adecuado de protección o si aplica alguna de las excepciones legales.

10. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de enero de 2023 y sustituye cualquier política anterior de Ethos Lab S.A.S sobre la materia.

Las bases de datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección, atendiendo además a las disposiciones legales, contables, fiscales, laborales o contractuales que impongan un término de conservación distinto (por ejemplo, la obligación de conservar soportes contables y laborales por el término legal correspondiente). Cumplida la finalidad y agotados dichos términos legales, Ethos Lab S.A.S procederá a la supresión de los datos personales, salvo que exista un deber legal o una orden de autoridad competente que disponga lo contrario.

Ethos Lab S.A.S revisará y actualizará esta política cuando se presenten cambios normativos o cambios sustanciales en sus finalidades de tratamiento o en sus bases de datos, e informará dichos cambios a los Titulares por los canales habituales de comunicación.